Khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có sự thay đổi về thông tin cá nhân — như chuyển từ CMND sang căn cước công dân (CCCD) gắn chip, thay đổi số định danh hoặc địa chỉ thường trú — thì việc cập nhật thông tin mới trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là điều bắt buộc. Trong bài viết này, Kế Toán Đồng Nai sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình: từ thời điểm cần thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị, đến các bước nộp và xử lý thủ tục tại cơ quan chức năng.
Giới thiệu tổng quan về việc thay đổi CCCD trên giấy phép kinh doanh
Việc thay đổi thông tin Căn cước công dân (CCCD) của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp — đặc biệt khi chuyển từ CMND sang CCCD gắn chip mới — là hành vi bắt buộc phải cập nhật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Điều này được quy định tại Điều 28 và Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, thể hiện mục đích đảm bảo tính pháp lý, tính chính xác thông tin doanh nghiệp và tránh các rủi ro pháp lý như phạt hành chính khi chậm cập nhật thông tin
Căn cứ quy định pháp luật, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục cập nhật trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi thông tin CCCD của người đại diện theo pháp luật nhằm tránh bị xử phạt theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ‑CP
Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện cập nhật CCCD?
Những trường hợp phổ biến:
-
Người đại diện pháp luật chuyển từ CMND sang CCCD gắn chip mới.
-
CCCD có số định danh hoặc địa chỉ thường trú thay đổi.
-
Thông tin cá nhân trên CCCD (như họ tên, quốc tịch) bị chỉnh sửa, khác so với bản ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Theo quy định từ Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, các thông tin cần cập nhật bao gồm: họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý (CCCD/CMND), vốn điều lệ, tên doanh nghiệp, trụ sở chính… Khi các nội dung này có sự thay đổi — kể cả từ việc đổi CMND sang CCCD — doanh nghiệp phải cập nhật lại giấy phép
Hồ sơ cập nhật thông tin CCCD trên giấy phép kinh doanh tại Đồng Nai
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo các yêu cầu sau:
-
Bản Thông báo về việc thay đổi thông tin người đại diện pháp luật, theo mẫu Phụ lục II‑5 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT‑BKHĐT
-
Bản sao có chứng thực CCCD mới (gắn chip) của người đại diện pháp luật.
-
Biên bản họp, quyết định nội bộ về việc thay đổi CCCD của người đại diện (áp dụng cho doanh nghiệp có hội đồng thành viên hoặc cổ đông)
-
Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật, cần kèm giấy ủy quyền hợp lệ và bản sao giấy tờ tùy thân của người nhận ủy quyền (CCCD/CMND hoặc hộ chiếu Việt Nam hoặc giấy tờ tương đương của người nước ngoài)
Quy trình thủ tục cập nhật thông tin CCCD trên giấy phép kinh doanh tại Đồng Nai
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Soạn thảo thông báo (mẫu II‑5), xác thực CCCD mới, biên bản quyết định hoặc họp, giấy ủy quyền nếu cần. Đảm bảo tất cả giấy tờ đều hợp lệ, công chứng/chứng thực đúng quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ
-
Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính.
-
Nộp qua dịch vụ bưu chính nếu phù hợp.
-
Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp:
Bước 3: Xử lý hồ sơ
Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, trong vòng 3 ngày làm việc Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và cập nhật nội dung liên quan. Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai, họ sẽ thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp bổ sung sửa đổi
Bước 4: Công bố & thông báo thông tin
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp nhận được giấy chứng nhận mới, doanh nghiệp phải công bố nội dung thay đổi công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đồng thời cập nhật thông tin với các cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm xã hội, khách hàng, đối tác liên quan
Hình thức xử phạt khi chậm hoặc không cập nhật
Theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ‑CP:
| Thời gian chậm cập nhật | Hình thức xử phạt |
|---|---|
| 1–10 ngày | Cảnh cáo |
| 11–30 ngày | Phạt từ 3‑5 triệu đồng |
| 31–90 ngày | Phạt từ 5‑10 triệu đồng |
| Trên 90 ngày | Phạt từ 10‑20 triệu đồng |
| Không đăng ký | Phạt từ 20‑30 triệu đồng |
Doanh nghiệp phải cập nhật hồ sơ trong vòng 10 ngày kể từ khi thông tin CCCD thay đổi để tránh các mức phạt kể trên
Lợi ích khi cập nhật đúng và đúng thời hạn
-
Tuân thủ pháp luật, tránh xử phạt vi phạm hành chính.
-
Thông tin minh bạch, giúp doanh nghiệp uy tín hơn trong giao dịch, ký kết, làm việc với đối tác.
-
Tránh sự không nhất quán giữa hồ sơ pháp lý và thực tế, nhất là khi ký kết hợp đồng, giao dịch hợp pháp cần CCCD hợp lệ.
-
Cập nhật nhanh chóng thông tin liên quan như đổi hóa đơn, con dấu, tài khoản ngân hàng… khi cần thiết sau cập nhật giấy phép
Lời kết
Hy vọng rằng qua bài viết này, Kế Toán Đồng Nai đã mang đến cho quý khách cái nhìn đầy đủ và chính xác về thủ tục cập nhật CCCD gắn chip trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu quý khách còn bất kỳ vướng mắc hay cần hỗ trợ chi tiết hơn trong quá trình thực hiện, đừng ngần ngại liên hệ với Kế Toán Đồng Nai – chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành và tư vấn tận tâm, giúp doanh nghiệp của bạn tuân thủ đúng quy định và vận hành hiệu quả.